En el grupo de trabajo gestionaremos uno o varios procesos organizativos con compañeros de equipo. Los miembros del grupo se añadirán previamente y podremos definir su nivel de permisos.
En la pantalla de configuración podremos modificar los datos del grupo, la vista por defecto y los usuarios que lo componen.
Principales acciones que se pueden realizar en la pantalla de configuración:
Editar los datos del grupo: nombre, descripción, vista por defecto, foto de portada y definir el tiempo de trabajo del grupo.
Ver la configuración de permisos del grupo
Añadir y eliminar usuarios del grupo
Gestionar el tipo de datos que se permite publicar en el grupo
Un grupo de trabajo tiene dos tipos de permisos básicos a elegir: puede ser abierto - en el que todos los usuarios de la organización tienen acceso al grupo, o uno cerrado - en el que sólo los miembros del grupo pueden acceder a él y ver los items y la información que contiene.
Para abrir un nuevo grupo, ve a la pantalla de grupos, la ventana que se abre mostrará los grupos de los que eres miembro. Ahora haz clic en "Añadir nuevo grupo".
Instrucciones importantes y aspectos destacados:
En la primera pestaña de la configuración del grupo, definiremos un nombre para el grupo, lo describiremos y adjuntaremos una imagen de portada de la galería de fotos en la computadora.
Además, en esta pestaña, definiremos la vista predeterminada del grupo: Kanban, feed, tabla, calendario, grupo de conocimiento y Gantt. Establezca las vistas mostradas que sean relevantes para sus necesidades. Solo las marcadas se mostrarán a los miembros del grupo, las no marcadas se ocultarán.
También puedes definir el horario de trabajo del grupo, esto es útil si trabajas con las vistas de calendario o planificador.
En la segunda pestaña, estableceremos los permisos de grupo
Permisos por defecto - los administradores del grupo pueden ver y editar todos los items dentro del grupo. Los demás usuarios podrán editar los detalles de los items que hayan abierto o sobre los que tengan permiso de edición.
Co-trabajo - todos los usuarios pueden ver todos los items del grupo y se les permite editar todo - incluso los detalles de los elementos que no han creado.
Grupo clasificado (sólo cuando el tipo de grupo es cerrado) - este grupo tiene dos tipos de usuarios, un usuario clasificado - ve sólo los ítems de los que es miembro, y un usuario no clasificado - ve todos los ítems del grupo.
En un grupo clasificado, después de seleccionar el usuario, determinaremos si es un usuario clasificado o no clasificado.
En la tercera pestaña, definirá los miembros del grupo - la selección de usuarios se realiza a partir de la lista de empleados de la organización.
También puedes agregar equipos directamente. En los casos de permisos predeterminados y de coworking, todos los miembros del equipo serán usuarios regulares. En los casos de usuarios clasificados, todos los miembros del equipo serán usuarios no clasificados. Esta es una excelente opción si agregas o eliminas a alguien del equipo, ya que se agregará o eliminará automáticamente del grupo. Obtén más información al respecto aquí.
En la siguiente pestaña, puede elegir los tipos de datos (items) que desea incluir en el grupo según los tipos de datos predeterminados o personalizados que haya creado en el sistema. (Haga clic aquí para leer cómo crear un nuevo tipo de datos)
En la pestaña "Automatizaciones", puede definir si desea recibir una alerta sobre los items que no tienen actividad durante un periodo de tiempo determinado.
Abandonar un grupo
En cualquier momento puedes abandonar un grupo del que seas miembro. Haciendo clic en el botón de salida del grupo, en la parte izquierda de la pantalla, podrá salir del grupo.
Eliminar un grupo
Hay que tener en cuenta que al borrar un grupo de trabajo también se eliminarán todos los elementos que estén dentro de él, por lo que hay que tenerlo en cuenta cuando queramos hacer esto.
Los elementos se pueden mover a otro grupo haciendo clic en los 3 puntos de la derecha del item, seleccionando la opción "Mover" y luego el grupo y el estado (columna) al que queremos mover el item.
Artículos de seguimiento
En este artículo, puede leer una explicación de la vista de Kanban
En este artículo, puede leer una explicación de la vista de tabla
En este artículo, puede leer una explicación de la vista de calendario
En este artículo, puede leer una explicación de la vista de feed
En este artículo, puede leer una explicación de los grupos clasificados
En este artículo, puede leer una explicación de las conexiones al grupo
En este articulo, puede leer una explicación de la vista de Gantt
En este articulo, puede leer una explicación de la vista de Planificador
En este articulo, puede leer una explicación de la vista de Chat