מהי קבוצה?
קבוצה ב-Tuqqi היא מרחב עבודה שיתופי שבו אתה והצוות שלך יכולים לנהל משימות, לעקוב אחר תהליכים ולשתף מידע רלוונטי. חשבו עליה כחדר פרויקט דיגיטלי שעוזר לארגן את העבודה והתקשורת סביב נושא, מחלקה או יוזמה מסוימת.
ניתן ליצור קבוצה כדי לנהל כל דבר – מפרויקט ארגוני רחב ועד זרימת עבודה פנימית של צוות קטן.
למידע נוסף על איך ליצור קבוצה, לחץ כאן.
כרטיסיות הגדרות הקבוצה
1. מידע כללי
כאן אתה מגדיר את הזהות והמבנה של הקבוצה.
שם ותיאור – הגדר בצורה ברורה את מטרת הקבוצה.
תמונת רקע – הוסף ויזואל שיעזור למשתמשים לזהות את הקבוצה בקלות.
תצוגה ברירת מחדל – בחר איך הפריטים יוצגו כברירת מחדל:
קנבן
פיד
טבלה
לוח שנה
מתזמן
גאנט
תצוגות מוצגות – שליטה אילו מהתצוגות שלמעלה זמינות לחברים.
זמן עבודה – הגדר את שעות/ימי הפעילות לשיפור דיוק בתזמון.
2. רמת גישה (הגדרות פרטיות)
לקבוצה יש שתי רמות גישה בסיסיות:
קבוצה פתוחה
זמינות לצפייה: כל אחד בארגון יכול לראות את הקבוצה.
גישה לפריטים: אם אפשרויות עבודה משותפת או הרשאות ברירת מחדל מופעלות, כל הפריטים בקבוצה נראים לכל המשתמשים.
הפריטים ב-Tuqqi מסייעים לעובדים לעקוב אחר משימות בכל שלב, חדשות, פעילות, הושלמו או בתהליך, ומכילים תכונות שהופכות את הפלטפורמה לגמישה לכל סביבה עבודה.
למידע נוסף לחץ כאן.
מתי להשתמש: לפרויקטים בין-צוותיים, משאבים משותפים או כל דבר שיכול להפיק תועלת משקיפות.
קבוצה סגורה
זמינות לצפייה: רק חברים שהוזמנו על ידי מנהל יכולים לגשת לקבוצה.
מתי להשתמש: השתמשו בזה למידע רגיש או לצוותים מתמחים.
הרשאות בתוך קבוצות
ישנם שלושה מודלים של הרשאות שקובעים כיצד משתמשים יכולים לתקשר עם פריטי הקבוצה:
הרשאות ברירת מחדל
מנהלים יכולים לראות/לערוך את כל הפריטים.
משתמשים אחרים יכולים לערוך רק את הפריטים שהם יצרו או להם ניתנה גישה.
עבודה משותפת
כל המשתמשים יכולים לראות ולערוך את כל הפריטים, ללא תלות במי יצר אותם.
קבוצה מסווגת (רק קבוצות סגורות)
בקבוצה מסווגת, אפילו מנהל מערכת שהוא חבר בקבוצה יראה מידע רק לפי רמת ההרשאה שהוקצתה לו.
אם המשתמש מסומן כמשתמש מסווג, הוא יוכל לגשת רק לפריטים שהוא שיתף או שאליהם הוא מקושר.
סוגי משתמשים:
משתמש מסווג: רואה רק את הפריטים שהוקצו לו.
משתמש לא מסווג: רואה את כל הפריטים בקבוצה.
את סוג המשתמש מגדירים לאחר הוספתו לקבוצה.
קבוצה מסווגת
קבוצה מסווגת מתאימה במיוחד לניהול תהליכים שדורשים נראות מוגבלת:
פניות לקוחות – האדמין רואה את כל הפניות; החברים רואים רק את אלו שהוקצו להם.
קריאות שירות – ניהול קריאות עם גישה מבוקרת.
לידים – נציגי מכירות רואים רק את הלידים שלהם; מנהלים רואים את כולם.
צוותי עבודה – מנהלים מקצים משימות בהיררכיה; עובדים רואים רק את המשימות שלהם.
הסידור הזה עוזר לשמור על המידע מסודר ונראה רק לאנשים הנכונים.
3. חברים
הוסף משתמשים בודדים או צוותים שלמים (קבוצות מוגדרות מראש של משתמשים העובדים יחד).
צוות ב-Tuqqi הוא קבוצה של משתמשים שעובדים יחד למען מטרה משותפת, מה שמאפשר שיתוף פעולה טוב יותר ומעקב יעיל אחר משימות.
למידע נוסף לחץ כאן.
במצבי ברירת מחדל ועבודה משותפת, לכל החברים יש את אותו רמת גישה.
במצב מסווג: כל המשתמשים מתחילים כלא מסווגים ויש להקצות להם את סוג ההרשאה שלהם.
טיפ: הוספת צוות מבטיחה שכל חברי הצוות יהיו מסונכרנים - תוספות והסרות מתבצעות באופן אוטומטי.
4. טפסים
טפסים ב-Tuqqi מסייעים לארגן מידע ותהליכי עבודה. למרות שקיימים טפסים ברירת מחדל, מנהלים יכולים ליצור ולהתאים טפסים נוספים לפי הצרכים הספציפיים של הארגון.
למידע נוסף לחץ כאן.
קבוצות יכולות לקבל סוג אחד או יותר של טפסים - אלה מגדירים את מבנה הפריטים הנוצרים בקבוצה.
מצבי קלט של טפסים
כל סוגי הקלט מותרים: ניתן להשתמש בכל סוג של טופס בקבוצה.
רק קלטים ספציפיים מותרים: רק הטפסים שנבחרו זמינים - אידיאלי עבור קבוצות עם מטרה מסוימת או תהליך עבודה מובנה.
ניתן להשתמש ב:
טפסים ברירת מחדל שמספק Tuqqi.
טפסים מותאמים אישית שנוצרו על ידי הארגון שלך.
הערות חשובות:
אם נבחר טופס אחד בלבד, תוכל ליצור פריטים במהירות ישירות מתוך תצוגת הקנבן. זה מייעל עבודה על משימות מובנות.
אם מותרים מספר טפסים, יצירה מהירה בקנבן מבוטלת. השתמש בזה כשנדרשים מספר טפסים.
בתצוגת טבלה, עדיין ניתן לראות את כל הפריטים עם כל הנתונים המשויכים, ללא תלות בסוג הטופס.
5. אוטומציות
הגדר התראות לפריטים שאין להם פעילות לאחר פרק זמן מסוים.
לנוחיותכם, הנה סרטון שמסביר את כל התהליך:
ניהול הגדרות קבוצה
לאחר יצירת קבוצה, במסך ההגדרות ניתן לשנות את נתוני הקבוצה, את תצוגת ברירת המחדל, ואת המשתמשים הנמצאים בה.
פעולות עיקריות שניתן לבצע במסך ההגדרות:
עריכת פרטי הקבוצה – שם, תיאור, תצוגת ברירת מחדל, תצוגות מוצגות, תמונת רקע, שעות עבודה של הקבוצה.
צפייה ובקרה על הרשאות הקבוצה.
הוספה והסרה של משתמשים מהקבוצה.
ניהול סוגי הטפסים המותרים לפרסום בקבוצה.
התאמת אינדיקטור לפריטים שלא בשימוש באוטומציות.
מחיקת קבוצה.
⚠️ הערה חשובה: מחיקת קבוצת עבודה תמחק גם את כל הפריטים שבה, ולכן יש לקחת זאת בחשבון לפני שמבצעים את הפעולה.
יציאה מקבוצה
ניתן לצאת מקבוצה בכל עת. פשוט פתח את התפריט בצד השמאלי של המסך, לחץ על שלוש הנקודות בחלק העליון ובחר "יציאה מהקבוצה". פעולה זו תסיר אותך מהקבוצה באופן מיידי.
העברת פריטים בין קבוצות
כדי להעביר פריט:
לחץ על שלוש הנקודות בצד הימני של הפריט.
בחר "העבר".
בחר את הקבוצה היעד ואת הסטטוס (עמודה).