מה זה תהליך עבודה?
תהליך עבודה מוגדר כרצף פעולות להשגת תוצר מסויים. כל מכלול המשימות שמתרחשות בארגון שלכם שדורשות עבודה משותפת עם חברי צוות, שיש להן שלבים ברורים בדרך ומשלבות כלים שונים לתקשורת ומעקב = תהליך עבודה.
איך תבנו תהליך עבודה במערכת ?
אפיון:
חישבו איך הוא מתרחש כיום - מה הם הכלים שבעזרתם אתם מנהלים את התהליך.
הגדרת השלבים של התהליך - מה הם הסטאטוסים למעקב אחר התהליך כדי לייצר שפה משותפת.
מה המידע שתרצו לאסוף בדרך - איזה מידע חשוב לכם לאסוף בתחילת התהליך ומה תרצו לראות בסופו. ניהול לקוחות לדוגמה - תרצו לאסוף מידע כללי על הלקוח, ואיזה סוג שירות אנחנו עתידים לתת לו.
חישבו על תהליכי המשך - יתכן ותהליך עבודה אחד, מתפצל בסופו לתהליכים שונים בהמשך. לדוגמה - בסיום תהליך ״קליטת״ הלקוחות שלכם, תרצו לנהל את הפניות, את המשימות והעסקאות הקשורים אליהם ספציפית.
אנשים - מי הם הגורמים שלוקחים חלק בתהליך העבודה.
בנייה:
פיתחו קבוצה במערכת - את הקבוצה ננהל בתצוגת קאנבאן שאיתה תוכלו לראות באופן מייטבי את התקדמות התהליך.
הגדירו לקבוצה שלבים וחוקים אוטומטיים - כל עמודה בקאנבאן תבטא שלב (סטאטוס) בתהליך העבודה שלכם.
בנו טופס מתאים - בניית הטופס תאפשר לכם ליצוק את התוכן המדוייק לתהליך שלכם, תאפשר לכם לייצר סטנדרט אחיד של הכנסת המידע לתהליך ולבסוף תאפשר לכם לנתח את הנתונים מתוך המידע הקיים בו.
בנו קבוצות לתהליכי המשך - כל קבוצה תאפשר לכם לנהל תהליך המשך שקשור לתהליך הקודם. יצירת טפסים המקושרים אחד שלנו תאפשר מעקב מדוייק יותר. לדוגמה - חיבור של טופס פניות לקוח לתיק הלקוח, כך תוכלו לראות תמיד כמה פניות יש לאותו הלקוח והפניות יקבלו הקשר ברור.
חברו לקבוצה את העובדים הקשורים לתהליך.
אנחנו ב tuqqi זמינים תמיד לסייע לכם בהתאמת תהליכי העבודה שלכם בתוך המערכת.