קבוצות ב-Tuqqi, הם חללי עבודה מרכזיים וגמישים שמארגנים צוותים, משימות ומידע, ומפשטים את שיתוף הפעולה באופן יעיל. לחצו כאן למידע נוסף בנושא.
אתה יכול ליצור קבוצה כדי לנהל כל דבר, החל מפרויקט ארגוני רחב ועד לזרימת עבודה פנימית של צוות קטן. כאשר יוצרים קבוצה מאפס, תשתמש בהגדרות הקבוצה כדי להתאים אותה במלואה מההתחלה. כל קבוצה שתיצור לאחר מכן ניתנת גם היא לניהול והתאמה באמצעות הגדרות אלו. למידע נוסף על איך ליצור קבוצה, לחץ כאן.
כרטיסיות הגדרות קבוצה
הפריטים ב-Tuqqi מסייעים לעובדים לעקוב אחר משימות בכל שלב, חדשות, פעילות, הושלמו או בתהליך, ומכילים תכונות שהופכות את הפלטפורמה לגמישה לכל סביבה עבודה. למידע נוסף לחץ כאן.
1. פרטים בסיסיים
כאן ניתן להגדיר את זהות הקבוצה והמבנה שלה.
כותרת ותיאור: הגדירו בצורה ברורה את מטרת הקבוצה.
תמונה: הוסיפו תמונה שתעזור למשתמשים לזהות את הקבוצה בקלות.
תצוגות זמינות: שלטו אילו מהתצוגות הנ"ל יהיו זמינות לחברי הקבוצה. למידע נוסף על התצוגות השונות, לחצו כאן.
שעות עבודה: הגדירו את ימי ושעות הפעילות לשיפור הדיוק בתזמון.
סטטוסים מציגים את השלב הנוכחי של פריט בתהליך – בין אם הוא רק מתחיל, בתהליך, ממתין לבדיקה או הושלם.
תגיות הן תוויות שניתן להתאים אישית ולצרף לפוסטים, משימות או כל פריט ב-Tuqqi, ומאפשרות לארגן את המידע לפי קטגוריה, נושא, עדיפות או מחלקה. למידע נוסף לחץ כאן.
סטטוסים: צרו וניהלו את הסטטוסים המותאמים אישית של הקבוצה.
תוויות: הגדירו את התוויות המשמשות בקבוצה זו לסימון פריטים בקטגוריות משמעותיות.
2. רמת פרטיות
לקבוצה יש שתי רמות גישה בסיסיות:
קבוצה פתוחה
זמין לצפייה: כל אחד בארגון יכול לראות את הקבוצה.
גישה לפריטים: אם אפשרויות עבודה משותפת או הרשאות ברירת מחדל מופעלות, כל הפריטים בקבוצה נראים לכל המשתמשים.
מתי להשתמש: לפרויקטים בין-צוותיים, משאבים משותפים או כל דבר שיכול להפיק תועלת משקיפות.
קבוצה סגורה
זמין לצפייה: רק חברים שהוזמנו על ידי מנהל יכולים לגשת לקבוצה.
מתי להשתמש: השתמשו בזה למידע רגיש או לצוותים מתמחים.
הרשאות בתוך קבוצות
קבוצות משתמשות בשלושה מודלים של הרשאות כדי לקבוע כיצד משתמשים יכולים אינטראקציה עם פריטים.
במודל הרשאות ברירת מחדל, מנהלים יכולים לצפות ולערוך את כל הפריטים, בעוד שמשתמשים אחרים יכולים לערוך רק פריטים שהם עצמם יצרו או להם ניתנה גישה.
במודל Co-Working, כל המשתמשים יכולים לצפות ולערוך את כל הפריטים, ללא תלות במי יצר אותם.
בקבוצה מסווגת (רק קבוצות סגורות), אפילו מנהל מערכת שהוא חבר בקבוצה יראה מידע רק בהתאם לרמת ההרשאה שהוקצתה לו. משתמשים שסומנו כ"מסווגים" יקבלו גישה רק לפריטים שהם שיתפו או שאליהם הם מקושרים.
בתוך קבוצות מסווגות קיימים שני סוגי משתמשים: משתמש מסווג, שיכול לראות רק את הפריטים שהוקצו לו, ומשתמש לא מסווג, שיכול לראות את כל הפריטים בקבוצה. סוג המשתמש נקבע לאחר שהמשתמש נוסף לקבוצה.
קבוצה מסווגת מתאימה במיוחד לניהול תהליכים שדורשים נראות מוגבלת:
פניות לקוחות – האדמין רואה את כל הפניות; החברים רואים רק את אלו שהוקצו להם.
קריאות שירות – ניהול קריאות עם גישה מבוקרת.
לידים – נציגי מכירות רואים רק את הלידים שלהם; מנהלים רואים את כולם.
צוותי עבודה – מנהלים מקצים משימות בהיררכיה; עובדים רואים רק את המשימות שלהם.
הסידור הזה עוזר לשמור על המידע מסודר ונראה רק לאנשים הנכונים.
3. משתמשים
הוסף משתמשים בודדים או צוותים שלמים (קבוצות מוגדרות מראש של משתמשים העובדים יחד).
צוות ב-Tuqqi הוא קבוצה של משתמשים שעובדים יחד למען מטרה משותפת, מה שמאפשר שיתוף פעולה טוב יותר ומעקב יעיל אחר משימות.
למידע נוסף לחץ כאן.
במצבי ברירת מחדל ועבודה משותפת, לכל החברים יש את אותו רמת גישה.
במצב מסווג: כל המשתמשים מתחילים כלא מסווגים ויש להקצות להם את סוג ההרשאה שלהם.
טיפ: הוספת צוות מבטיחה שכל חברי הצוות יהיו מסונכרנים - תוספות והסרות מתבצעות באופן אוטומטי.
4. טפסים
טפסים ב-Tuqqi מסייעים לארגן מידע ותהליכי עבודה. למרות שקיימים טפסים ברירת מחדל, מנהלים יכולים ליצור ולהתאים טפסים נוספים לפי הצרכים הספציפיים של הארגון.
למידע נוסף לחץ כאן.
קבוצות יכולות לקבל סוג אחד או יותר של טפסים - אלה מגדירים את מבנה הפריטים הנוצרים בקבוצה.
מצבי קלט של טפסים
כל סוגי הקלט מותרים: ניתן להשתמש בכל סוג של טופס בקבוצה.
רק קלטים ספציפיים מותרים: רק הטפסים שנבחרו זמינים - אידיאלי עבור קבוצות עם מטרה מסוימת או תהליך עבודה מובנה.
ניתן להשתמש ב:
טפסים ברירת מחדל שמספק Tuqqi.
טפסים מותאמים אישית שנוצרו על ידי הארגון שלך.
הערות חשובות:
אם נבחר טופס אחד בלבד, תוכל ליצור פריטים במהירות ישירות מתוך תצוגת הקנבן. זה מייעל עבודה על משימות מובנות.
אם מותרים מספר טפסים, יצירה מהירה בקנבן מבוטלת. השתמש בזה כשנדרשים מספר טפסים.
בתצוגת טבלה, עדיין ניתן לראות את כל הפריטים עם כל הנתונים המשויכים, ללא תלות בסוג הטופס.
5. אוטומציות
הגדר התראות לפריטים שאין להם פעילות לאחר פרק זמן מסוים.
ניהול הגדרות הקבוצה
לאחר יצירת קבוצה, ניתן לגשת למסך ההגדרות שלה כדי להגדיר את כל היבטי הקבוצה, כולל נתונים, תצוגה ברירת מחדל, חברים, וכן סטטוסים ותוויות.
פעולות עיקריות הזמינות במסך ההגדרות:
עריכת פרטי הקבוצה: שינוי שם הקבוצה, תיאור, תצוגת ברירת מחדל, תצוגות זמינות, תמונת כיסוי ושעות עבודה.
ניהול הרשאות: צפייה והתאמה של הגדרות ההרשאות של הקבוצה.
הוספה או הסרה של משתמשים: שליטה על מי משתייך לקבוצה.
ניהול טפסים: שליטה אילו טפסים מורשים להתפרסם בתוך הקבוצה.
ניהול סטטוסים ותוויות: יצירה, עריכה או מחיקה של סטטוסים ותוויות המשמשים בקבוצה.
התאמת אינדיקטורים באוטומציות: הגדרת אינדיקטור לפריטים שלא נעשה בהם שימוש באוטומציות.
מחיקת קבוצה: הסרה מלאה של הקבוצה.
אזור ההגדרות המרכזי הזה מאפשר למנהלי הקבוצה להתאים באופן מלא את זרימות העבודה, בקרת הגישה והארגון החזותי למקסימום יעילות הצוות.
הערה: מחיקת קבוצת עבודה תגרום גם למחיקת כל הפריטים שנמצאים בתוכה, ולכן יש לקחת זאת בחשבון לפני ביצוע הפעולה.
