מהי קבוצה?
קבוצה היא מרחב בו ניתן לעקוב אחר תהליכים או משימות ארגוניות עם חברי הצוות הרלוונטיים.
איך יוצרים קבוצה?
כדי לפתוח קבוצה חדשה, עבור למסך הקבוצות. בחלון שייפתח תראה את הקבוצות שאתה חבר בהן. לחץ על "הוסף קבוצה חדשה".
הוראות חשובות ודגשים:
לשונית ראשונה – הגדרות כלליות
הגדרת שם, תיאור ותמונה ראשית מהמחשב.
בחירת תצוגה ברירת מחדל: קנבן, פיד, טבלה, לוח שנה, מתזמן או גאנט.
הגדרת התצוגות שיוצגו לחברי הקבוצה בלבד.
ניתן גם להגדיר את שעות העבודה של הקבוצה (חשוב עבור לוח שנה/מתזמן).
לשונית שנייה – הרשאות ורמת פרטיות
שתי אפשרויות הרשאה עיקריות:
פתוחה: כל משתמשי הארגון יכולים לצפות בקבוצה.
סגורה: רק חברי הקבוצה יכולים לצפות ולגשת לפריטים.
סוגי הרשאות:
ברירת מחדל: מנהלים יכולים לצפות ולערוך הכול. משתמשים רגילים יכולים לערוך פריטים שפתחו או שקיבלו הרשאה אליהם.
עבודה שיתופית: כל המשתמשים יכולים לצפות ולערוך את כל הפריטים.
קבוצה מסווגת (רק בקבוצה סגורה):
משתמש מסווג: רואה רק פריטים שהוא חבר בהם.
לא מסווג: רואה את כל הפריטים בקבוצה.
סוג המשתמש מוגדר לאחר הוספתו.
לשונית שלישית – חברי קבוצה
בחר משתמשים מהרשימה הארגונית או הוסף צוותים שלמים.
בקבוצות רגילות/שיתופיות כל חברי הצוות יהיו משתמשים רגילים.
בקבוצה מסווגת – החברים יהיו לא-מסווגים כברירת מחדל.
חבר צוות שנוסף או הוסר – יתעדכן אוטומטית בקבוצה.
לשונית רביעית – סוגי תוכן
בחר את סוגי התוכן שאתה רוצה להוסיף לקבוצה (סוגי מידע ברירת מחדל או מותאמים אישית).
לשונית "אוטומציות"
אפשר להגדיר קבלת התראה עבור פריטים שלא הייתה בהם פעילות במשך זמן מסוים.
לאחר יצירת הקבוצה:
במסך ההגדרות ניתן:
לערוך שם, תיאור, תצוגות, תמונה, שעות עבודה.
להוסיף ולהסיר משתמשים.
לנהל את סוגי המידע המותרים בקבוצה.
למחוק את הקבוצה (כולל כל הפריטים שבה – בזהירות!).
יציאה מקבוצה
ניתן לעזוב קבוצה בכל עת:
פתח את התפריט בצד.
לחץ על שלוש הנקודות למעלה.
בחר "צא מהקבוצה".
העברת פריט בין קבוצות
לחץ על שלוש נקודות ליד הפריט.
בחר "העבר".
בחר את הקבוצה וסטטוס היעד.