בקבוצת העבודה ננהל תהליך או מספר תהליכים ארגוניים יחד עם קולגות משותפים. החברים בקבוצה יצורפו מראש ונוכל להגדיר את רמת ההרשאה שלהם.
במסך ההגדרות תוכלו לשנות את נתוני הקבוצה, התצוגה והמשתמשים שנמצאים בה.
פעולות עיקריות שניתן לבצע במסך ההגדרות:
שינוי ועריכת פרטי הקבוצה -שם, תיאור, תצוגה, תמונת רקע.
עדכון הגדרת ההרשאות של הקבוצה.
הוספה והסרה של משתמשים מהקבוצה.
עדכון של סוגי התוכן המאושרים להכניס לקבוצה.
לקבוצת עבודה קיימות 2 הרשאות בסיסיות שיש לבחור בניהן:
הקבוצה יכולה להיות פתוחה - בה כל המשתמשים בארגון חשופים למידע שמוזן בתוכה, או קבוצה סגורה - בה רק חברי הקבוצה יהיו חשופים למידע ולעצם קיומה במערכת.
על מנת לפתוח קבוצה חדשה, ניגש למסך הקבוצות, החלון שנפתח יציג את הקבוצות בהן אתם חברים. כעת לחצו על ׳הוסף קבוצה חדשה׳
הנחיות ודגשים חשובים:
בטאב הראשון של הגדרות הקבוצה, נגדיר שם לקבוצה, נתאר אותה ונצרף לה תמונת רקע מגלריית התמונות במחשב.
בנוסף, בטאב זה נגדיר את התצוגה הרצויה לקבוצה : קאנבן, פיד או טבלה.
בטאב השני נגדיר את הרשאות הקבוצה -
הרשאות ברירת מחדל - מנהל הקבוצה חשוף לכל האייטמים ורשאי לערוך אותם. יתר המשתמשים יוכלו לערוך את פרטי המידע שהם פתחו או פרטי מידע שיש להם הרשאת עריכה עליהם.
עבודה משותפת - כל המשתמשים חשופים לכל המידע בקבוצה ורשאים לערוך הכל- גם את פרטי מידע שלא הם העלו.
קבוצה ממודרת (רק כאשר סוג הקבוצה הוא קבוצה סגורה) - בקבוצה זו יש שני סוגי משתמשים, משתמש ממודר- רואה רק את האיטמיים שהוא חבר בהם, משתמש לא מומדר - רואה את כל האייטמים בקבוצה.
בקבוצה ממודרת לאחר בחירת המשתמש, נגדיר אם הוא משתמש ממודר או משתמש לא ממודר. תוכלו תמיד לחזור למסך ההגדרות ולשנות את ההרשאות למשתמשים.
בטאב השלישי תגדירו את החברים בקבוצה - בחירת המשתמשים היא מתוך רשימת העובדים בארגון.
בטאב הבא תוכלו לבחור את סוגי התוכן (inputs) שאותם אתם מעוניינים להכניס לקבוצה בהתאם לdatatypes הדיפולטיים או החדשים שיצרתם במערכת. (לחצו כאן כדי לקרוא כיצד יוצרים datatype חדש)
בטאב האחרון תוכלו להגדיר האם תרצו לקבל התראה על פרטי מידע שלא נעשה עליהם פעליות במשך זמן מוגדר.
יציאה מקבוצה -
בכל עת תוכלו לעזוב קבוצה שאתם חברים בה.
לחיצה על כפתור יציאה מהקבוצה, בחלק השמאלי של המסך, תאפשר לכם לצאת מהקבוצה.
מחיקת קבוצה-
שימו לב שמחיקת קבוצת עבודה תביא לכך שפרטי המידע הנמצאים בתוכה ימחקו, לכן יש לקחת זאת בחשבון כאשר נרצה לבצע פעולה זו.
ניתן להעביר את פרטי המידע לקבוצת עבודה אחרת על ידי לחיצה על 3 הנקודות מצידו הימני של האייטם, לבחור באפשרות ׳העברה׳, לבחור את הקבוצה הרלוונטית ואת הסטטוס (העמודה) אליו נרצה לשייך את האייטם.
על מנת למחוק את הקבוצה, היכנסו להגדרות הקבוצה וגלגלו מטה.
לחצו על Delete Group וסמנו ׳כן׳. הקבוצה ופרטי המידע שבתוכה ימחקו במיידית
מאמרי המשך: