Los grupos en Tuqqi son espacios de trabajo centralizados y flexibles que organizan equipos, tareas e información, facilitando una colaboración sencilla y efectiva. Haz clic aqui para aprender mas.
Puedes crear un grupo para gestionar cualquier cosa, desde un proyecto a nivel de empresa hasta el flujo de trabajo interno de un pequeño equipo. Al iniciar un grupo desde cero, utilizarás la configuración del grupo para personalizarlo completamente desde el principio. Cada grupo que crees después también se puede gestionar y adaptar usando estas configuraciones. Aprende cómo crear un grupo aquí.
Pestañas de Configuración del Grupo
Los ítems en Tuqqi ayudan a los empleados a seguir tareas en cualquier etapa - nuevas, activas, completadas o en progreso - e incluyen funciones que hacen la plataforma flexible para cualquier entorno laboral.
Aprende más sobre ello aquí.
1. Detalles básicos
Aquí es donde configuras la identidad y la estructura del grupo.
Título y descripción: Define claramente para qué sirve el grupo.
Imagen de portada: Agrega un item visual que ayude a los usuarios a reconocer fácilmente el grupo.
Vistas disponibles: Controla cuáles de las vistas anteriores estarán disponibles para los miembros. Para obtener más información sobre las diferentes vistas, haz clic aquí.
Horario de trabajo: Establece los días y horas de operación para mejorar la precisión de la programación.
Los estados muestran la etapa actual de un item en un proceso, ya sea que recién esté comenzando, en progreso, esperando revisión o completado.
Las etiquetas son tags personalizables que puedes asignar a publicaciones, tareas o cualquier item en Tuqqi. Te ayudan a organizar la información por categoría, tema, prioridad o departamento. Para saber más sobre estados y etiquetas, haz clic aquí.
Estados: Crea y gestiona los estados personalizados de tu grupo.
Etiquetas: Define las etiquetas utilizadas en este grupo para clasificar los items con categorías significativas.
2. Nivel de privacidad
Establece el nivel de acceso del grupo y los permisos de los miembros.
Un grupo tiene dos niveles básicos de acceso:
Grupo Abierto
Visibilidad: Todos en la organización pueden ver el grupo.
Acceso a Ítems: Si las opciones de co-trabajo o permisos predeterminados están activadas, todos los ítems serán visibles para todos.
Cuándo Usar: Para proyectos interdepartamentales, recursos compartidos o cualquier cosa que se beneficie de la transparencia.
Grupo Cerrado
Visibilidad: Solo los miembros invitados por un administrador pueden acceder al grupo.
Cuándo Usar: Para información sensible o equipos especializados.
Permisos dentro de los grupos
Los grupos utilizan tres modelos de permisos para determinar cómo los usuarios pueden interactuar con los items.
En el modelo de Permisos predeterminados, los administradores pueden ver y editar todos los items, mientras que los demás usuarios solo pueden editar los items que crearon o a los que se les ha otorgado acceso.
En el modelo de Co-Working, todos los usuarios pueden ver y editar todos los items, independientemente de quién los haya creado.
En un Grupo Clasificado (solo grupos cerrados), incluso un administrador del sistema que sea miembro solo verá la información según su nivel de permiso asignado. Los usuarios marcados como clasificados solo tendrán acceso a los items que compartieron o que están vinculados a ellos.
Dentro de los grupos clasificados, existen dos tipos de usuarios: el usuario clasificado, que solo puede ver los items que se le asignan, y el usuario no clasificado, que puede ver todos los items del grupo. El tipo de usuario se determina después de agregarlo al grupo.
Un grupo clasificado es perfecto para gestionar procesos que requieren visibilidad limitada:
Consultas de clientes - El administrador ve todas las consultas; los miembros ven solo las que les han sido asignadas.
Llamadas de servicio - Gestiona las llamadas con acceso controlado.
Leads - Los representantes de ventas solo ven sus propios leads; los gerentes ven todos.
Equipos de trabajo - Los gerentes asignan tareas a lo largo de la jerarquía; los empleados ven solo sus propias tareas.
Esta configuración ayuda a mantener la información organizada y visible únicamente para las personas adecuadas.
3. Miembros
Agrega usuarios individuales o equipos completos (grupos predefinidos de usuarios).
Un equipo en Tuqqi es un grupo de usuarios que trabajan juntos hacia un objetivo común, lo que permite una mejor colaboración y un mejor seguimiento de tareas.
Aprende más sobre esto aquí.
En modos predeterminado y co-trabajo, todos tienen el mismo nivel de acceso.
En modo clasificado, todos empiezan como no clasificados y deben ser configurados.
Al añadir un equipo, las adiciones/eliminaciones son automáticas.
4. Formularios
Los formularios en Tuqqi ayudan a estructurar la información y los flujos de trabajo. Aunque existen formularios predeterminados, los administradores pueden crear y personalizar formularios adicionales para adaptarlos a necesidades específicas.
Aprende más sobre esto aquí.
Los grupos pueden aceptar uno o varios tipos de formularios, estos definen la estructura de los ítems creados dentro del grupo.
Modos de Entrada de Formularios
Todos los formularios permitidos: Se puede usar cualquier tipo de formulario en el grupo.
Solo formularios específicos permitidos: Solo se pueden usar los formularios seleccionados - ideal para grupos con un propósito concreto o un flujo de trabajo estructurado.
Puedes usar:
Formularios predeterminados proporcionados por Tuqqi.
Formularios personalizados creados por tu organización.
Notas importantes:
Si se selecciona solo un formulario, podrás crear ítems rápidamente directamente desde la vista Kanban. Esto agiliza el trabajo en tareas estructuradas.
Si se permiten varios formularios, la creación rápida en Kanban se desactiva. Usa esta opción cuando se necesiten múltiples formularios.
En la vista Tabla, aún podrás ver todos los ítems con toda la información asociada, sin importar el tipo de formulario.
5. Automatizaciones
Configura alertas para los ítems que no tengan actividad después de un período de tiempo específico.
Gestión de la Configuración del Grupo
Después de crear un grupo, puedes acceder a su pantalla de Configuración para configurar todos los aspectos del grupo, incluidos datos, vista predeterminada, miembros, y estados y etiquetas.
Principales acciones disponibles en la pantalla de Configuración:
Editar detalles del grupo: Cambia el nombre, la descripción, la vista predeterminada, las vistas disponibles, la foto de portada y el horario de trabajo del grupo.
Gestionar permisos: Ver y ajustar la configuración de permisos del grupo.
Agregar o eliminar usuarios: Controla quién forma parte del grupo.
Gestionar formularios: Controla qué formularios se pueden publicar dentro del grupo.
Gestionar estados y etiquetas: Crea, edita o elimina los estados y etiquetas utilizados en el grupo.
Ajustar indicadores de automatización: Configura el indicador para los items no utilizados en las automatizaciones.
Eliminar grupo: Elimina el grupo por completo.
Esta área de configuración centralizada permite a los administradores del grupo personalizar completamente los flujos de trabajo, el control de acceso y la organización visual para maximizar la eficiencia del equipo.
Nota: Al eliminar un grupo de trabajo, también se eliminarán todos los items que contiene, por lo que esto debe tenerse en cuenta antes de proceder.
