¿Qué es un Grupo?
Un grupo en Tuqqi es un espacio de trabajo colaborativo donde tú y tu equipo pueden gestionar tareas, seguir procesos y compartir información relevante. Piénsalo como una sala de proyectos digital que ayuda a organizar el trabajo y la comunicación en torno a un tema, departamento o iniciativa específicos.
Puedes crear un grupo para gestionar desde un proyecto a nivel de toda la empresa hasta el flujo de trabajo interno de un equipo pequeño.
Aprende a crear un grupo aquí.
Pestañas de Configuración del Grupo
Información General
Aquí configuras la identidad y la estructura del grupo.
Nombre y Descripción – Define claramente para qué sirve el grupo.
Imagen de Portada – Añade un elemento visual para que los usuarios reconozcan fácilmente el grupo.
Vista Predeterminada – Elige cómo aparecerán los ítems por defecto:
Kanban
Feed
Tabla
Calendario
Programador
Gantt
Vistas Mostradas – Controla qué vistas estarán disponibles para los miembros.
Tiempo Laboral – Configura los días/horas de operación para mejorar la precisión en la programación.
2. Nivel de Acceso (Privacidad)
Un grupo tiene dos niveles básicos de acceso:
Grupo Abierto
Visibilidad: Todos en la organización pueden ver el grupo.
Acceso a Ítems: Si las opciones de co-trabajo o permisos predeterminados están activadas, todos los ítems serán visibles para todos.
Los ítems en Tuqqi ayudan a los empleados a seguir tareas en cualquier etapa - nuevas, activas, completadas o en progreso - e incluyen funciones que hacen la plataforma flexible para cualquier entorno laboral.
Aprende más sobre ello aquí.
Cuándo Usar: Para proyectos interdepartamentales, recursos compartidos o cualquier cosa que se beneficie de la transparencia.
Grupo Cerrado
Visibilidad: Solo los miembros invitados por un administrador pueden acceder al grupo.
Cuándo Usar: Para información sensible o equipos especializados.
Permisos Dentro de los Grupos
Existen tres modelos de permisos que determinan cómo los usuarios interactúan con los ítems:
Permisos Predeterminados
Los administradores pueden ver/editar todos los ítems.
Otros usuarios solo pueden editar los que crearon o a los que tienen acceso.
Co-trabajo
Todos los usuarios pueden ver y editar todos los ítems, sin importar quién los creó.
Grupo Clasificado (solo grupos cerrados)
Incluso un administrador solo verá información de acuerdo a su nivel asignado.
Tipos de usuario:
Usuario Clasificado: Solo ve los ítems asignados.
Usuario No Clasificado: Puede ver todos los ítems del grupo.
Un grupo clasificado es perfecto para gestionar procesos que requieren visibilidad limitada:
Consultas de clientes - El administrador ve todas las consultas; los miembros ven solo las que les han sido asignadas.
Llamadas de servicio - Gestiona las llamadas con acceso controlado.
Leads - Los representantes de ventas solo ven sus propios leads; los gerentes ven todos.
Equipos de trabajo - Los gerentes asignan tareas a lo largo de la jerarquía; los empleados ven solo sus propias tareas.
Esta configuración ayuda a mantener la información organizada y visible únicamente para las personas adecuadas.
3. Miembros
Agrega usuarios individuales o equipos completos (grupos predefinidos de usuarios).
Un equipo en Tuqqi es un grupo de usuarios que trabajan juntos hacia un objetivo común, lo que permite una mejor colaboración y un mejor seguimiento de tareas.
Aprende más sobre esto aquí.
En modos predeterminado y co-trabajo, todos tienen el mismo nivel de acceso.
En modo clasificado, todos empiezan como no clasificados y deben ser configurados.
Al añadir un equipo, las adiciones/eliminaciones son automáticas.
4. Formularios
Los formularios en Tuqqi ayudan a estructurar la información y los flujos de trabajo. Aunque existen formularios predeterminados, los administradores pueden crear y personalizar formularios adicionales para adaptarlos a necesidades específicas.
Aprende más sobre esto aquí.
Los grupos pueden aceptar uno o varios tipos de formularios, estos definen la estructura de los ítems creados dentro del grupo.
Modos de Entrada de Formularios
Todos los formularios permitidos: Se puede usar cualquier tipo de formulario en el grupo.
Solo formularios específicos permitidos: Solo se pueden usar los formularios seleccionados - ideal para grupos con un propósito concreto o un flujo de trabajo estructurado.
Puedes usar:
Formularios predeterminados proporcionados por Tuqqi.
Formularios personalizados creados por tu organización.
Notas importantes:
Si se selecciona solo un formulario, podrás crear ítems rápidamente directamente desde la vista Kanban. Esto agiliza el trabajo en tareas estructuradas.
Si se permiten varios formularios, la creación rápida en Kanban se desactiva. Usa esta opción cuando se necesiten múltiples formularios.
En la vista Tabla, aún podrás ver todos los ítems con toda la información asociada, sin importar el tipo de formulario.
5. Automatizaciones
Configura alertas para los ítems que no tengan actividad después de un período de tiempo específico.
Para tu comodidad, aquí tienes un video que describe todo el proceso:
Administrar la Configuración de un Grupo
Después de crear un grupo, en la pantalla de configuración puedes modificar los datos del grupo, la vista predeterminada y los usuarios que forman parte de él.
Principales acciones que se pueden realizar en la pantalla de configuración:
Editar los detalles del grupo: nombre, descripción, vista predeterminada, vistas mostradas, foto de portada, horario laboral del grupo.
Ver la configuración de permisos del grupo.
Agregar y eliminar usuarios del grupo.
Administrar los formularios que se permiten publicar en el grupo.
Ajustar el indicador de ítems sin uso en Automatizaciones.
Eliminar un grupo.
⚠️ Nota importante: eliminar un grupo de trabajo también eliminará todos los ítems que contiene, por lo que esto debe tenerse en cuenta antes de hacerlo.
Salir de un grupo
Puedes salir de un grupo en cualquier momento. Simplemente abre el menú en el lado izquierdo de la pantalla, haz clic en los tres puntos en la parte superior y selecciona "Salir del grupo". Esto te eliminará del grupo de forma inmediata.
Mover ítems entre grupos
Para mover un ítem:
Haz clic en los tres puntos situados en el lado derecho del ítem.
Selecciona "Mover".
Elige el grupo de destino y el estado (columna).