גאנט מאפשר ניהול פרויקטים דינמי על ידי מעקב אחר לוחות זמנים מוגדרים מראש ופיקוח על תהליכים ארוכי טווח. הוא מציג תלות בין משימות ואבני דרך עיקריות, ועוזר למנהל התהליך להתעדכן ולשתף פעולה ביעילות עם הצוות להשגת היעדים.
יצירה וניהול של קבוצת גאנט
צור קבוצה חדשה ובחר בתצוגת גאנט כברירת מחדל.
בחר את שאר ההגדרות של הקבוצה.
הגדר את קבוצת המשימות עבור הפרויקט שלך על ידי לחיצה על שלוש הנקודות ליד שם הפרויקט או הקבוצה, ואז בחר "הוסף קבוצת משימות חדשה".
הגדר את הסטטוסים של הקבוצה. ניתן לעשות זאת מלוח הקנבן.
עבודה בקבוצת גאנט
יצירת משימות
צור את המשימות בתוך הקבוצה הרלוונטית. לחץ על שלוש הנקודות ליד שם קבוצת המשימות ובחר "הוסף משימה חדשה".
בחר את סוג הנתון, מלא את השדות, בחר תאריך התחלה וסיום ואת הסטטוס של המשימה.
קבוצת משימות
קבוצות משימות יכולות לייצג שלבים בפרויקט, תוך ארגון הפריטים בתוך הפרויקט. ניתן לצפות בהן ולנהל אותן בגאנט, כמו גם בתצוגה מלאה, תצוגת טבלה, לוח שנה ומנהל משימות.
קבוצת משימות ברירת מחדל בשם "קבוצת משימות לא משויכת" תמיד תופיע בראש הרשימה, כאשר פריטים חדשים משויכים אליה באופן אוטומטי. ניתן להעביר משימות בין קבוצות פשוט על ידי גרירה ושחרור בתצוגת הגאנט.
תלות
הגדר תלות בין משימות בתרשים גאנט על ידי חיבור סוף של משימה קודמת לתחילת משימה עוקבת.
בתצוגה המלאה של הפריט יוצגו גם המשימות הקודמות והעוקבות.
אבני דרך
אבן דרך מייצגת נקודות ספציפיות במחזור הפרויקט שלך ומשמשת למעקב אחר התקדמות ולווידוא שאתה במסלול הנכון. אבני הדרך מסומנות כיהלומים בתרשים הגאנט כדי להבליט פעילויות חשובות. כל פריט עם משך של 0 (כאשר תאריך ההתחלה והסיום זהים) יוצג כיהלום, מה שמעיד על כך שהוא אבן דרך.
העברת פריטים בין סטטוסים
בצד שמאל, באזור הטבלה, תוכל למצוא את סטטוס המשימה. ניתן לנהל את הסטטוס על ידי לחיצה עליו, אשר תפתח חלון מודאלי להעברת הפריט. הסרגל בתרשים הגאנט מקודד לפי צבע בהתאם לסטטוס של המשימה.
תאריך התחלה וסיום
כדי להגדיר את תאריך ההתחלה והסיום של המשימה מתצוגת גאנט יש שתי דרכים:
מהצד השמאלי של הטבלה: בחר את תאריך ההתחלה והסיום והגדר את הערכים המתאימים.
מהצד הימני של התרשים: גרור ושחרר את קצוות הסרגל ועדכן את תאריך ההתחלה והסיום של הפריט.
הערה חשובה: אם לפריט כלשהו בקבוצה אין תאריך התחלה או סיום, הוא לא יוצג בתצוגת גאנט.
משויכים
בצד השמאלי, באזור הטבלה, ניתן למצוא את עמודת המשויכים. ניתן לנהל זאת על ידי לחיצה ופתיחת חלון להקצאת הפריט.
התקדמות
יש שלושה רמות של התקדמות: התקדמות משימה, התקדמות קבוצת משימות, והתקדמות הפרויקט.
התקדמות משימה: ניתן להגדיר את אחוז ההשלמה של משימה (בין 0% ל-100%) באזור הטבלה של תצוגת הגאנט (בצד השמאלי), וכן בתצוגת הטבלה ובתצוגת הפריט המלאה. לאחר ההגדרה, שקיפות סרגל המשימה תתעדכן בהתאם.
התקדמות קבוצת משימות: מחושבת אוטומטית לפי התקדמות של המשימות הפרטניות בקבוצה.
התקדמות הפרויקט: מתעדכנת אוטומטית לפי ההתקדמות של קבוצות המשימות.
החלת מסננים
בשורת הכלים העליונה ניתן להחיל מסננים על התוצאות:
סינון לפי חברים
סינון לפי סוג נתון
סינון לפי צבע סטטוס
סינון לפי סטטוס
סינון לפי קבוצת משימות
סינון לפי פריט מקושר
דו"חות שמורים
ניתן ליצור ולשמור דו"חות עם פרמטרים מותאמים אישית, מסננים והרחבות קבוצות משימות, ולאפשר גישה נוחה לתצוגת הנתונים המועדפת.
כדי ליצור דוח שמור:
סדר את הטבלה לפי העדפתך.
לחץ על כפתור "דו"ח חדש" בפינה הימנית העליונה (ליד כפתור "חדש").
הגדר כותרת ותיאור לדו"ח.
לחץ על "שמור".
הדוח יישמר ויופיע ברשימת הדו"חות בצד הימני העליון של המסך.
עריכה: בעת פתיחת דוח שמור, ניתן לערוך את תצוגת הנתונים. לחץ על "שמור שינויים לדו"ח" כדי לעדכן את התצוגה.
מחיקה: מחיקת דוח שמור תסיר את התצוגה המותאמת, אך לא תשפיע על הפריטים עצמם.
שיתוף: מנהלי קבוצות יכולים לשתף דו"חות שמורים, מה שיגרום לפריסה המוגדרת להיות גלויה לכל חברי הקבוצה.
ייצוא לקובץ
לחץ על סמל ההורדה בפינה הימנית העליונה ובחר את האפשרות הרצויה.
Excel: הצד השמאלי של תצוגת גאנט ייוצא לגיליון אלקטרוני. כל קבוצות המשימות יורחבו אוטומטית ביצוא.