כדי לשפר את תהליך העבודה, מומלץ להתייחס לעמודות כשלבים רציפים. כלומר, כל פריט שנמצא בעמודה מסוימת מייצג את הסטטוס שמופיע בכותרת העמודה. לחלופין, ניתן להתייחס לעמודות כקטגוריות ולחלק אותן לפי שמות עובדים או מחלקות.
לאחר שסידרת את העמודות בהתאם לתהליך העבודה שלך, חשוב להקצות צבע שונה לכל עמודה.
שלושת הצבעים המוגדרים כברירת מחדל הם: אדום, כתום וירוק. הצבעים אדום וכתום מדגישים שלבים שעדיין לא הושלמו ודורשים תשומת לב. משימות אלו יופיעו תחת “לביצוע” ו”אג’נדה” במרכז הפעולות שלך. להסבר מפורט, לחץ כאן.
אם אתה מנהל מערכת, תוכל להגדיר צבעים נוספים לקבוצות העבודה שלך. תוכל למצוא את ההנחיות לכך במאמר הזה.
שיתוף פריטים בקבוצה
כדי לשתף מידע ולהזין נתונים, לחץ על הסמל "➕" בתחתית העמודה/הסטטוס הרלוונטיים. משם, בחר את סוג המידע שברצונך לפרסם. בקבוצות מסוימות יש פריט מידע מוגדר מראש – ללא צורך בבחירה בין סוגים.
הזן את הפרטים הדרושים, עדכן את תאריך היעד במידת הצורך, קשר את הפריט לאחראי המתאים, והוסף תגית מתאימה.
לחץ על "צור" כדי לפרסם את הפריט לחברי הקבוצה (למעט משתמשים מסווגים). אם צריך, תוכל לשייך את הפריט לאדם מסוים דרך תפריט הפעולות של הפריט. ניתן לעדכן את הפריט בכל שלב ולהעביר אותו בין עמודות עד סיום התהליך.
על ידי צפייה בתאריך היצירה של כל פריט, ניתן לקבל תמונה כרונולוגית של תהליך העבודה ולזהות עיכובים.
הוספת תוויות (Labels) לקבוצה
בכל קבוצה ניתן להגדיר תוויות מיוחדות שמספקות מידע נוסף על פריטים.
כדי לסנן מידע לפי תוויות, השתמש בשורת החיפוש המתקדמת – ניתן לחפש לפי שמות תוויות.
כך יוצרים תווית:
לחץ על תפריט שלוש הנקודות בפריט.
בחר באופציית "תוויות".
לחץ על "צור תווית".
הגדר צבע ושם.
לחץ "שמור".
למאמר מפורט על הגדרת תוויות – לחץ כאן.