טופס חיצוני או בכינויו ״Tuqqi Form״ הוא כלי שמאפשר למבקשי שירות או ללקוחות פוטנציאליים, ליצור התקשרות ישירה בקלות ונוחות עם הארגון, על ידי מילוי פרטים הנאספים לתוך קבוצת עבודה מוגדרת במערכת. הטופס ניתן לאפיון בהתאמה אישית וזמין לשימוש בקרב כלל משתמשי הארגון.
דוגמאות לתהליכי עבודה שניתן להניע באמצעות הלינק החיצוני: ריכוז פניות שירות, הרשמות לאירועים, ניהול לידים.
ה- Tuqqi Form מתבסס על Data Type שנבנה בתוך המערכת, כשה-Data Type ניתן לשינוי על ידי משתמש בעל הרשאת אדמין בלבד.
משתמש ללא הרשאת אדמין יכול ליצור טופס לכדי לינק חיצוני ובאפשרותו לקבוע אילו שדות מתוך ה-Data Type יופיעו בלינק החיצוני. אותם שדות נבחרים ישמשו את הגורמים מחוץ הארגון למילוי הנתונים, ואחרי שליחת הטופס, הנתונים יוזנו ישירות למערכת.
יצירת טופס חיצוני חדש:
לחצו על כפתור ״חיבורים לקבוצה״ בתפריט הקבוצה בצד שמאל.
במסך זה ליחצו על ״יצירת טופס חדש״.
כעת החלו לבנות את הטופס החיצוני:
הגדירו תמונה שתופיע בראש הטופס.
הגדירו כותרת ותיאור לטופס החיצוני.
בחירת טופס מהמערכת - ביחרו את הטופס הקיים במערכת שע״ב תבנו את הלינק החיצוני.
הגדירו את השדות שיופיעו בטופס החיצוני - ביחרו את השדות מתוך הטופס הקיים שיופיעו בטופס החיצוני.
הודעה לאחר שליחה - הגידרו את ההודעה שתופיעה למשתמש הקצה, לאחר שהטופס נשלח.
לייבל לטופס - תוכלו לסווג כל טופס חיצוני בלייבל יחודי, שיתווסף לפריט המידע שנוצר במערכת. יכולת זו תאפשר לכם למיין את פרטי המידע לפי סוג הטופס החיצוני.
בסיום בניית הטופס, ליחצו על ״יצירת טופס״ בחלקו הימני עליון של המסך.
עריכת הלינק החיצוני:
במידה ותרצו לשנות את הניסוח של הטקסט, לשנות תמונה ולשפר את הנראות של הטופס, תוכלו לעשות זאת ע״י לחיצה על כפתור ״חיבורים לקבוצה״ בתפריט הקבוצה הצד שמאל.
טופס פעיל/לא פעיל:
תוכלו להגדיר אם הטופס פעיל או לא פעיל, בכפתור ברשימת הטפסים החיצוניים שלכם.
הודעה לטופס לא פעיל - במידה והטופס לא פעיל, תוכלו לכתוב הודעה למשתמשי הקצה מדועה הטופס לא פעיל.
