קבוצת ידע היא קבוצה שמאפשרת לרכז מידע ארגוני, מסמכים ומאמרים מקצועיים, ולסווג אותם לפי קטגוריות. אחסון הידע במקום אחד מאפשר שליפה נוחה וניהול מסודר של המידע בהתאם לצרכי הארגון.
דוגמא לקבוצת ניהול ידע
פתיחת הקבוצה
ניכנס למסך קבוצות העבודה ונלחץ ׳Add new group׳
2. נבחר שם לקבוצה ונכתוב תיאור קצר עליה
3. סוג הקבוצה יוגדר כ-'knowledge group', לאחר מכן נלחץ ׳הבא׳
4. נגדיר את רמת מידור הקבוצה ונלחץ ׳הבא׳
5. נוסיף משתמשים ונלחץ ׳הבא׳
6. נאפשר הכנסה של כל פרטי המידע לקבוצה ונלחץ ׳הוסף קבוצה׳
לאחר שיצרנו את הקבוצה, נפתח קטגוריות לפי התחומים. לחיצה על ה-'Add Category', תאפשר לנו להזין נושא ולפתוח קטגוריה חדשה.
ניהול המסמכים
לאחר שיצרנו את הקבוצה, נתחיל לרכז בה את המסמכים הרלוונטים.
2 דרכים לתעד פרטי מידע בקבוצה:
שכפול אייטם קיים במערכת- ניתן לשכפל פריט מידע לתוך קבוצה נוספת. במידה וישנם מסמכים שכבר מתועדים במערכת ונרצה לשמר אותם בקבוצה, נוכל להעתיק את פריט המידע על ידי לחיצה על תפריט הפעולות מצד ימין של האייטם ובחירה באפשרות ׳שכפול׳. נבחר את הקבוצה אליה נרצה לשכפל את המידע ואת הקטגוריה הרלוונטית.
לחילופין ניתן לבצע העברה של פריט מידע לקבוצת ידע מבלי לשכפל אותו.העלאת מסמך חדש- יש לבחור את קטגוריה אליה בה נרצה לתעד את המידע, ונלחץ על 'Add New Article'.
בשלב זה יפתח פורמט מאמר. נוכל לחבר מאמר חדש, להוסיף כותרת ולפרסם. ניתן גם לצרף קובץ מבוקש על ידי לחיצה על תפריט 3 הנקודות ובחירה באפשרות 'Upload File'.
לאחר פרסום המאמר עם הקובץ, ניתן להיכנס לאייטם ולהוריד את הקובץ על ידי לחיצה על הלינק.
בהצלחה!