המערכת מאפשרת לנו כמשתמשים לדייק את תהליכי העבודה שלנו ולארגן את הידע המוזרם בצורה מסודרת. חשוב להכיר את תפריט הפעולות על פרטי המידע על מנת להצליח ליישם את התהליכים הארגוניים בצורה האפקטיבית ביותר.
עם פרסום של כל פריט מידע/אייטם במערכת, יתווספו תפריטי פעולות שיאפשרו לנו למקד את תהליך העבודה ולבצע פעולות ייחודיות ומגוונות- נוכל להעביר את המידע בין קבוצות, להוסיף משתמשים לעריכה, להוסיף תוויות, להגדיר תאריך יעד ועוד.
ישנם 2 תפריטים עיקריים לביצוע פעולות אלה, תפריט מהיר ותפריט מורחב.
התפריט המהיר יופיע בצד ימין של כל פריט מידע שפורסם במערכת, ניתן לפתוח אותו על ידי לחיצה על 3 הנקודות.
תפריט שלש נקודות בתצוגה מקדימה של הפוסט (preview) :
לחיצה על התפריט תאפשר לנו לבצע מספר פעולות. נפרט עליהן בסדר יורד:
1. הוסף למועדפים שלי - הוספת האייטם לרשימת המועדפים שלנו בעמוד האישי. כך תוכלו לשמור את הפריט לשימוש עתידי או לקרוא מאוחר יותר. הגישה למועדפים היא בתפריט המערכת בפיד שלכם
2. העברה - כפתור זה משמש לפעולה מהירה להעברת פריט מידע לעמודה הבאה בתוך הקבוצה, או לקבוצת עבודה אחרת. כך תוכלו לשנות סטאטוס במהירות לשלב הבא בתהליך שלכם. העברה יכולה להתבצע רק על פוסטים שאתם פתחתם או הוגדרתם כשותפים לעריכה
3. חברים - הוספת שותפים לעריכת המידע ואחראים לביצוע. ההוספה ניתנת לביצוע רק על האייטמים שלכם. השתמשו באפשרות זו כאשר תרצו להוסיף משתמש אחר כעורך לפוסט, או כדי שהפוסט יופיע למשתמשים בדו״ח שלהם. לחיצה על אפשרות זו תפתח חלון נוסף, עם כל המשתמשים בארגון שלכם ושם תבחרו עורך לפוסט. שימו לב, על פוסט שנמצא בקבוצה יוצגו רק המשתמשים שחברים בקבוצה זו.
4. צ׳אט - מעבר לצ׳אט של פריט מידע זה.
5. מחיקה - מחיקת האייטם, תוכלו למחוק פוסטים שלכם בלבד.
תפריט מורחב בתצוגה מלאה של פוסט (fullview):
הוספת עורכים - השתמשו באפשרות זו כאשר תרצו להוסיף עורכים על הפוסט, לחיצה על אפשרות זו תפתח חלון עם כל המשתמשים שלכם בארגון ושם תבחרו את מי נרצה לשתף כעורך לפוסט.
צ׳קליסט - על כל פריט מידע תוכלו להוסיף מספר צ׳קליסטים שיסייעו לכם לארגן את תתי המשימות הקשורות לפריט המידע. לחיצה על אפשרות זו תפתח חלון להגדיר כותרת לצ׳קליסט, לחיצה על שמירה תוסף את הצ׳קליסט בתחתית פריט המידע. לחצו כאן כדי לקרוא עוד בנושא
תאריך יעד (Due date) - תוכלו להגדיר לכל פירט מידע תזכורת. לחצו כאן כדי לקרוא עוד בנושא.
קישור אייטמים - כך תוכלו לחבר בין פרטי מידע במערכת. לחיצה על אפשרות זו תפתח חלון בו תוכלו לחפש את פריט המידע ולייצר חיבור, דו כיווני, בין פרטי המידע. לדוגמה - לחבר בין פוסטים שמתייחסים לאותו הפרויקט או משימה, קישור כרטיס איש קשר וכרטיס חברה. המערכת מאפשרת לכם לקשר בין פרטי מידע (פוסטים), לדוגמה: . לחיצה על אפשרות זו תעתיק את הקישור לפוסט, מדביקים את הקישור לתגובה בפוסט אליו נרצה לקשר אותו, נלחץ Send והפוסטים מקושרים.
התחלה - מדידת זמנים במערכת, תוכלו להתחיל לחשב כמה זמן לוקח לסיים את המטלה לביצוע שהוגדרה בפריט המידע. לחצו כאן כדי להעמיק בנושא
שיכפול - שכפול של פריט מידע קיים, ניתן לשכפל פריט מידע בתוך קבוצת העבודה הנוכחית או בקבוצה אחרת.
העברה - ראו פסקה קודמת 👆
*שימו לב, מתחת לקטגוריה של ׳העברה׳ יתאפשר לכם להעביר בלחיצה את פריט המידע לעמודה הבאה בקאנבאן, במידה וקיימת.
קרא וחתום (read&confirm) - מכאן תוכלו להפיץ חובת קריאה וחתימה על האייטם, למשתמש אחר בארגון שלכם. הפוסט יופיע אצלו בחלון מיוחד לחובת קריאה. לאחר שהמשתמש יאשר שהוא קרא תקבלו התראה על כך. לחצו כאן כדי לראות איך זה נראה.
ייצוא ל PDF - תוכלו לייצא את פריט המידע לקובץ PDF. לחיצה על כפתור זה תשמור את הקובץ בתקיית ההורדות שלכם.
שיתוף - לחיצה על הכפתור תאפשר לכם להעתיק את כתובת ה-URL של האייטם ולהדביק אותה בכל פורמט שברשותכם/ להעביר אותה למשתמשים נוספים במערכת מבלי לתייג אותם.
מחיקה - ראו פסקה קודמת 👆
יומן פעילות (Activity Log) - אפשרות זו תציג את כל הפעולות שבוצעו על פריט המידע. השתמשו באפשרות זו כאשר תרצו לראות מתי הפריט נערך, מתי צפו בו וכו׳.