כמו שאתם כבר יודעים המערכת תשמש את הארגון שלכם כמערכת ליבה, שתרכז את יכולות ניהול הידע, ניהול תהליכי העבודה והתקשורת הפנים ארגונית, במקום אחד.
במאמר זה נעבור על מספר דברים שיעזרו לכם להיות האלופים של תוכי בארגון.
תכירו את צרכי הארגון שלכם 👩🏻💻 : בתור המומחים של תוכי, אתם צרכים להכיר את הצרכים המשתנים של המחלקות בארגון. סביר להניח שלכל מחלקה יהיה צורך שונה בתהליכי העבודה ובנוסף, תהליכים אלו יכולים להשתנות מעת לעת. לכן חשוב להיות מעורבים בתהליכים להכיר אותם ולדעת להתאים את השינויים הנדרשים. השינויים יכללו לרוב, פתיחת קבוצה ובניית תהליך, בניית טפסים, הגדרת הרשאות למשתמשים וכו. תוכלו להיעזר בטמפלטים שיש באתר שלנו או לדבר איתנו ונשמח לסייע.
תהיו ״המומחה״ הארגוני 🤓 : חשוב שיהיה ברור בארגון - אתם הכתובת למענה לשאלות מקצועיות ותפעוליות בארגון. אחרי שהבנתם את צרכי המחלקות תוכלו לסייע להם בהסברים על המוצר. תוכלו להיעזר במרכז התמיכה שלנו שמלא במאמרי הסבר על המערכת, מתפעול בסיסי ועד שימוש מתקדם יותר.
תעקבו אחרי השימוש במערכת 🔍 : המערכת מאפשרת לכם לנטר את הפעילות של המשתמשים בארגון כולו, וגם לפי קבוצות העבודה. לדוגמה, בתוך קבוצה שהגדרנו תהליך עבודה של ניהול פניות במחלקת התמיכה שלנו, תוכלו לראות כמה פניות נפתחו, ממתינות לטיפול וכאלו שהסתיים הטיפול בהם. וברמת הארגון תוכלו לראות את הפרודוקטיביות של המשתמשים שלכם בזמן אמת. זה כלי עוצמתי שיעזור לכם ולמנהלי הארגון להבין איפה אתם עומדים למול יעדים שהגדרתם.
תעודדו שימוש במערכת 🛠: אחרי שנטרתם את הפעילות, תוכלו לייצר לכם מפה מדוייקת על חוזקות וחולשות השימוש במערכת. יכול להיות שבשלב ראשון לא כל התהליכים יעברו באופן מלא למערכת, לכן חייבים לדרוש מהמשתמשים לבצע את התהליכים שנברו אך ורק תוך המערכת. לדוגמה : אם החלטתם שניהול הלקוחות קורה במערכת, אז כל לקוח חדש יפתח במערכת בכרטיס ייעודי, נחבר אליו את המסמכים הרלוונטיים וננהל את כל התקשורת על פריט המידע עצמו, דרך הצ׳אט. ללא שימוש בערוצי מידע אחרים.
תעלו תוכן מעניין 📚 : עוד דרך לקורא למשתמשים למערכת, היא להעלות תכון שקיים אך ורק בתוכי. זו דרך לדאוג שהמשתמשים שלכם יגיעו למערכת לקרוא ולהשתמש בתוכן הזה. לדוגמה: תגדירו שמעתה כל התוכן של רווחת העובדים, תהליך הגשת בקשות למשאבי אנוש וכו קורה דרך המערכת. זה יגדיל את הכניסה שלהם למערכת ויגרום להם לשתף מידע משל עצמם. בנוסף מסמכים ארגוניים שיעלו לקבוצות לניהול הידע הספציפי באופן משותף.
ואם אתם ממש רוצים להשקיע, ניתן להיעזר בטמפלט לניהול וויקי ארגוני, לייצר מילון ערכים יחודי. לארגון שלכםתייצרו אתגר שימוש תקופתי 🏆: ניתן להגדיר בתוך המערכת אתגר תקופתי למשתמשים. ככל שהם ישתמשו יותר הם יקבלו יותר ניקוד, והמשתמש עם כמות הנקודות הגבוהה ביותר יקבל פרס נחמד בטעם הארגון.....💪🏽