סוגי תוכן/טפסים במערכת הם כלי מרכזי בביסוס תהליכי עבודה, הם מאגדים בתוכם אסופה של נתונים ומידע הכרחי ליצירת סנכרון ושימור ידע ארגוני בין משתמשי המערכת.
כל סביבת עבודה בTuqqi מכילה סוגי תוכן כלליים קבועים בהם ניתן להשתמש כבר עם פתיחת המערכת. רצוי לבנות מספר סוגי תוכן נוספים שיתאימו לתהליכי עבודה שונים,
על מנת ליצור תשתית עבודה מיטבית לחברי הארגון ולתחומי האחריות שלהם.
משתמש בעל הרשאת מנהל בלבד רשאי לייצר חדשים ולערוך בהם שינויים.
דוגמא לחלק מסוגי התוכן הדיפולטיים ניתן לראות בעת שיתוף מידע בפיד הציבורי:
יצירת סוגי תוכן
בכדי לבנות טופס חדש לסוג תוכן, עברו להגדרות המערכת, ע״י לחיצה על תפריט "מנהל״ בתפריט המערכת:
בחרו באפשרות ׳הגדרות קלט׳:
המסך שיפתח יציג לכם את סוגי התוכן (data types) במערכת ואת הטמפלטים של הארגון שלכם.
מסך זה יכול לשמש בעיקר:
לקבוע את סוגי התוכן שישותפו בארגון שלכם.
להגדיר תבניות מותאמות אישית לתהליכי העבודה שלכם.
פעולות עיקריות שניתן לבצע במסך זה:
שליטה בסוגי התוכן שישותפו בציבורי.
בנייה של תבניות מותאמות אישית לתהליכי העבודה הארגוניים לפי שדות מותאמים אישית.
תוכלו להגדיר לכל סוג תוכן מותאם אישית אם כל המשתמשים רשאים לערוך אותו לאחר הזנת הנתונים.
כדי ליצור סוג תוכן חדש, לחצו על אפשרות New Mapping בתחתית העמוד
במסך הבא הגדרו את התבנית:
בחרו אייקון של הטופס, אייקון זה יוצג כאפשרות הבחירה לסוג תבנית זו.
הגדירו שם לתבנית בשדה Input title, השם יכול להיות בעברית.
הגדירו את התיאור של הטופס (למה הוא משמש - לא חובה) בשדה Description.
באפשרותכם לבחור את קבוצת העבודה אליה ישוייכו פרטי המידע של סוג התוכן הספציפי- שימושי לארגונים שמייצרים טפסים חדשים מפרטי מידע קיימים. בהתאם לכך התוכן יפורסם בקבוצת העבודה שהוגדרה מראש.
בשלב הבא הגדירו את המאפיינים הנוספים של התבנית ע״י בחירה של הכפתור ליד כל אפשרות:
לאפשר שכותרת הטופס תורכב באופן אוטמטי ע״ב המידע הקיים בטופס - תוכלו לבחור עד 4 שדות שירכיבו את הכותרת בתחתית העמוד.
לאפשר לשתף קבצים בתוך בטופס - תוכלו לכבות אפשרות זאת, ולהגדיר שדה יעודי בתוך הטופס להוספת קבצים.
לאפשר הוספת תגים לטופס.
לאפשר הוספת קישורים לטופס.
לאפשר לפרסם את הטופס בציבורי - בחירה באפשרות זו תגרום לזה שהטופס יופיע בחלון שיתוף המידע בפיד.
לאפשר שהטופס יהיה ניתן לעריכה ע״י כל המשתמשים במערכת.
לאפשר חיבור מיקום גיאוגרפי לאייטם.
לאפשר להוסיף שדה קבוע של תאריך יעד באייטם ולהגדיר אותו כשדה חובה
לאפשר לייצא את המידע מימין לשמאל.
לאפשר להגדיר תעדוף לאייטמים.
לאפשר הוספה של מספר מזהה אוטומטי (Business ID) לאייטם שיהיה ייחודי לו.
לאפשר חיבור של כרטיס איש קשר לטופס.
לאפשר חיבור כרטיס של חברה לטופס.
לאפשרות של workflow מותאם לארגון שלכם, צרו קשר עם צוות התמיכה של תוכי.
בשלב הבא נבנה את השדות של הטופס:
לחצו על כפתור Add Field
בחלון שנפתח הגדירו:
את שם השדה.
תאור שלו - הערה שתסביר למשתמשים מה מצופה למלא בשדה
תוכלו לבחור אייקון שונה לכל שדה (לא חובה).
תבחרו את סוג השדה - ראו הרחבה בהמשך.
תוכלו להגדיר את מספר השדה בטופס - המספר מבטא את מיקום השדה בטופס. מספרי השדות מוגדרים מראש בקפיצות של 10, כך שאם תרצו בהמשך להוסיף שדות תוכלו למקם אותם בין השדות הראשונים שיצרתם.
הגדרת שדה חובה - תוכלו להגדיר על כל שדה אם הוא חובה או לא. הדלקה של הכפתור (Required) תהפוך את השדה לחובה. המשתמשים לא יכולו לשתף את הטופס עד שלא ימלאו את הנתונים בשדה.
תוכלו להתנות פתיחה של שדה חדש בבחירת תשובה מוגדרת מראש של אחד מהשדות בטופס. לחצו כאן להסבר
סוגי השדות :
Paragraph text - שדה מסוג זה יאפשר להכניס מידע של פסקה ארוכה בטקסט חופשי.
One line text - שדה מסוג זה יאפשר לכתוב שורה אחת בטקסט חופשי.
Linked Datatype(unique) Field - שדה זה יאפשר לייצר חיבור בין טפסים שונים במערכת ( data types) כדי לייצר תהליך עבודה מותאם.
לדוגמה:
לנהל תיקי לקוחות בטופס אחד ולקשר מטופס אחר את פניות המגיעות מהלקוח.
לנהל תיקי לקוחות ולקשר עליהם משימות שקשורות ללקוח, כך שנפתח את המשימה נקשר אותה ישירות לתיק הלקוח.
כאשר תלחצו על אפשרות זו, יתווסף שדה בתחתית החלון שבו תוכלו לבחור את הטופס שאליו הטופס הנוכחי יהיה מקושר באופן אוטומטי.
בדוגמה זו, נבנה את טופס תיק הלקוח, לאחר מכן נבנה את טופס הפניה ונייצר את הקישור מטופס הפניה לתיק הלקוח.
File - שדה זה יאפשר לכם להגדיר את המיקום של הוספת הקבצים בתוך הטופס ולהגדיר כותרת ספציפית לקובץ שנדרש להוסיף.
Simple select - תוכלו להגדיר רשימה של אפשרויות בחירה. רישמו את אפשרויות הבחירה תחת שדה Options שיופיע בתחתית החלון, רישמו כל אפשרות כאשר המפריד בין כל אפשרות יהיה ״ ; ״, לדוגמה: כן;לא.
מומלץ להשתמש בשדות בחירה, כך שבתוך קבוצת העבודה תוכלו לנתח את הנתונים בהפרדה בין הקטגוריות השונות מתוך שדות הבחירה.
Multichoice Select - מאפשר לכם להגדיר רשימה עם בחירה מרובה של אפשרויות.
Number - שדה מסוג זה יאפשר להכניס מספרים בלבד. שימו לב שתוכלו לנתח הנתונים המספריים שמופיעים בטפסים ע״י הדשבורד של הקבוצה.
Title - כותרת, שדה זה ישמש כהפרדה בין תחומים שונים בתוך הטופס. כך שתופיעה כותרת לכל חלק בטופס.
Date - שדה של תאריך.
Date & time - שדה של תאריך ושעה
Barcode - צילום ברדוק. שדה זה מאפשר לסרוק מהטלפון הנייד ברקוד, כך שהמספר של הקוד יוכנס כמספר בתוך השדה. ניתן לסרוק מספר ברקודים.
Business ID - תוכלו להגדיר מראש שדה מזהה לכל אחד מפרטי המידע של ה-datatype שיהיה קבוע, ובכך יהיה ניתן לעדכן או לשייך מידע לפריט באמצעות אינטגרציה או Tuqqi Form
Signature - הוספת חתימה לטופס
Calculation - שדה חישוב נתונים מספריים. לחצו כאן לקריאה נוספת
Article - שדה מאמר שמאפשר לשלב טקסט בצבעים, תמונות, לשנות את גודל וסוג הגופן, להוסיף לינקים ואימוג׳ים
חובה - תוכלו להגדיר אם השדה הוא חובה, המשתמש לא יוכל לשתף את הטופס עד שהוא לא יזין ערך בשדה זה.
שדה מותנה - שדה שמופיע ע״י הזנת ערך מוגדר בשדה אחר, תוכלו לקרוא כאן הסבר מפורט.
צמצום והרחבת שדות באייטם
בסוגי תוכן מותאמים אישית ניתן להציג ולהסתיר שדות לפי קטגוריות נבחרות ובכך ליצור מודולריות בתצוגת המידע למשתמש. פונקציה זו עשויה לסייע בתהליכי עבודה בהם נדרש לתעד מידע רב על גבי פריט המידע ועל כן יש לגלול הרבה מטה כדי לצפות בתגובות.
איך תוכלו לקצר את אורך הטופס בעצמכם:
בחרו את סוג התוכן המבוקש מתוך סוגי התוכן שיצרתם
צרו שדה מסוג כותרת למקבץ של שדות אותם אתם מעוניינים להסתיר ולהציג
הדליקו את האפשרות Collapsed default עבור שדה הכותרת
שמרו את השינויים
לאחר בניית כל שדה, לחצו על Add בחלקו הימני תחתון של חלון הגדרת השדה.
בשלב הבא תגדירו מה יופיע בתצוגה המקדימה של פריט המידע בפיד (לא חובה):
תוכלו לבחור עד 4 שדות מתוך הטופס שיוצגו על האייטם בתצוגה המקדימה בפיד.
לחיצה על כל אפשרות תתין לכם לבחור את אחד השדות מהטופס.
ולסיום, תגדירו מאילו שדות תבנה הכותרת של הטופס (לא חובה) :
תוכלו לבחור עד 4 שדות שירכיבו את כותרת הטופס.
אפשרות זו תיתן לכם יכולת להגדיר סטנדרט אחיד של הכותרות לטפסים אלו.
חזרו לראש העמוד ולחצו על כפתור ה- SAVE
