יצירת תהליך עבודה בטוקי היא פשוטה. תהליך עבודה מורכב משני חלקים:
קבוצה – המרחב שבו התהליך מתרחש.
טופס – המבנה של הפריטים שתיצור בתוך התהליך.
ניתן ליצור תהליכי עבודה באמצעות תבניות מוכנות או מאפס. כך עושים זאת:
אפשרות 1: יצירת תהליך עבודה מתבנית (מומלץ)
תבניות מעניקות לך תהליך עבודה מוכן, הכולל קבוצה, טופס ושדות מומלצים.
לחץ על יצירת קבוצה מתפריט הסרגל העליון.
עבור ללשונית תבניות.
בחר תבנית שמתאימה לתהליך שלך (לדוגמה: מכירות, תמיכה, חשבוניות.
4. לחץ השתמש בתבנית
טוקי תיצור עבורך את התהליך באופן אוטומטי.
ניתן להתחיל להוסיף פריטים מיד, או להתאים את הגדרות הקבוצה לפי הצורך.
אפשרות 2: יצירת תהליך עבודה מאפס
לחץ על יצירת קבוצה מתפריט הסרגל העליון.
הגדר את הגדרות הבסיס של הקבוצה.
הגדרות בסיסיות (הדברים החשובים באמת)
פרטים בסיסיים: שם הקבוצה, תיאור קצר, ואילו תצוגות יהיו זמינות בקבוצה (טבלה, לוח זמנים, ציר זמן, מפה, לוח שנה, פיד).
פרטיות: לטוקי שתי שכבות פרטיות:
רמת גישה – מי יכול להיכנס לקבוצה:
פתוחה – כל מי שבארגון יכול לראות ולהצטרף
סגורה – רק חברים שהוזמנו יכולים להיכנס
רמת הרשאות – מה המשתמשים יכולים לראות ולעשות בקבוצה:
עבודה משותפת
הרשאות ברירת מחדל
קבוצה מסווגת (רואים רק פריטים שהמשתמש מעורב בהם)
חברים: הוסף משתמשים או צוותים שצריכים להשתתף בתהליך העבודה.
טפסים: בחר האם התהליך משתמש בטופס אחד מסוים או מאפשר שימוש בכמה טפסים.
אם הטופס הדרוש לא קיים – אפשר לבקש ממנהל מערכת ליצור אותו.
התראה על חוסר פעילות: הגדר התראות לפריטים שלא הייתה בהם פעילות במשך מספר ימים.
3. יצירת הקבוצה
לאחר שמילאת את ההגדרות הבסיסיות – צור את הקבוצה.
תהליך העבודה שלך מוכן לשימוש.
וזה הכול!
יצירת תהליך עבודה בטוקי היא מהירה: בחר תבנית או בנה קבוצה + טופס מאפס, הגדר את הפרטיות והתצוגות, והתחל לעבוד.
לאחר מכן ניתן גם להוסיף מצבים, קבוצות משימות, תוויות, אוטומציות וקישורים חיצוניים.
שימוש בתהליך העבודה
לאחר שהתהליך נוצר:
לחץ על יצירה כדי להוסיף משימות, בקשות, לקוחות או כל יחידת עבודה אחרת.
העבר פריטים בין מצבים, תאריכים ותצוגות.
עבור בין תצוגות בהתאם לצורך: טבלה, לוח זמנים, לוח שנה, ציר זמן, קנבן, מפה, פיד.
השתמש בתגובות, קבצים, רשימות ביקורת, מעקב משתמשים ויומן הפעילות לשיתוף פעולה יעיל.