כאשר יוצרים קבוצה, תתבקש להגדיר את רמת הגישה שלה. אם תבחר בקבוצה סגורה, יהיו זמינות שלוש רמות הרשאה.
מאמר זה מתמקד בקבוצות מסווגות.
בקבוצה מסווגת, אפילו מנהל מערכת שהוא חבר בקבוצה יראה מידע רק בהתאם לרמת ההרשאה שהוקצתה לו. אם סומן כמשתמש מסווג, תהיה לו גישה רק לפריטים שהוא שיתף או שקשורים אליו.
תוכל לקרוא הסבר מלא כיצד לפתוח קבוצה כאן.
בקבוצה מסווגת יש שני סוגי משתמשים:
חבר לא מסווג – יכול לצפות ולערוך את כל הפוסטים בקבוצה.
חבר מסווג – יכול לראות רק פוסטים שהוא הוסף אליהם במפורש כעורך.
בעת הוספת משתמשים לקבוצה, ניתן להגדיר לכל אחד את רמת ההרשאה באופן פרטני, כפי שמוצג בתמונה למטה.
קבוצה מסווגת מתאימה במיוחד לניהול תהליכים שדורשים נראות מוגבלת:
פניות לקוחות – המנהל רואה את כל הפניות; החברים רואים רק את הפניות שהוקצו להם.
קריאות שירות – ניהול קריאות בגישה מבוקרת.
לידים – אנשי מכירות רואים רק את הלידים שלהם; מנהלים רואים את כולם.
צוותי עבודה – מנהלים מקצים משימות לפי ההיררכיה; עובדים רואים רק את המשימות שלהם.
הגדרה זו מסייעת לשמור על סדר ולוודא שהמידע חשוף רק לאנשים המתאימים.