המילון בספרייה הוא המקום שבו מנהלי הארגון מנהלים שני כלים חשובים: תוויות ארגוניות וצבעי סטטוסים.
הגדרות אלו שומרות על אחידות בתהליכים בכל קבוצות העבודה.
רק מנהלי ארגון יכולים ליצור, לערוך או למחוק תוויות וצבעי סטטוס.
ניהול תוויות ארגוניות
תוויות ארגוניות משותפות לכל סביבת העבודה וניתן להחיל אותן על כל פריט בכל קבוצה.
איך ליצור תווית ארגונית חדשה
גשו אל ספרייה → מילון.
לחצו על תווית חדשה.
הזינו שם תווית ובחרו צבע.
לחצו על שמור.
התווית תהיה זמינה מיד בכל הקבוצות, ותופיע גם במרכז הפעולות.
עריכה או מחיקה של תווית ארגונית
במילון, מצאו את התווית שברצונכם לעדכן.
לחצו על אייקון העיפרון כדי לערוך שם או צבע.
לחצו על אייקון האשפה כדי למחוק.
חשוב לדעת:
כאשר מוחקים תווית ארגונית, היא מוסרת אוטומטית מכל הפריטים שהשתמשו בה.
פעולה זו אינה ניתנת לביטול, ולכן מומלץ לבדוק שימוש לפני מחיקה.
ניהול צבעי סטטוס
הקבוצות יוצרות את הסטטוסים שלהן, אך צבעי הסטטוסים נבחרים מתוך פלטה משותפת הנמצאת בספרייה.
איך ליצור צבע סטטוס חדש
גשו אל ספרייה → מילון → צבעי סטטוסים.
לחצו על צבע סטטוס חדש.
בחרו צבע והוסיפו תיאור (לא חובה).
לחצו על שמור.
הצבע החדש יהיה זמין לכל קבוצה בעת יצירת סטטוס או עריכתו.
עריכה או מחיקה של צבע סטטוס
פתחו את אזור צבעי הסטטוסים במילון.
לחצו על אייקון העיפרון כדי לעדכן צבע או תיאור.
לחצו על אייקון האשפה כדי למחוק.
חשוב לדעת:
מחיקת צבע סטטוס אינה משנה סטטוסים קיימים שכבר משתמשים בו.
המשמעות היא רק שהצבע לא יופיע כאפשרות לסטטוסים חדשים או ערוכים.
צבעי ברירת מחדל
בכל סביבת עבודה קיימים ארבעה צבעי סטטוס קבועים שנשארים תמיד זמינים:
אפור
כתום
אדום
ירוק (משמש לרוב לפריטים שהסתיימו)
מנהלים יכולים להוסיף צבעים נוספים לפי הצורך.
טיפים למנהלים
בצעו בדיקה תקופתית של רשימת התוויות כדי למנוע כפילויות.
שמרו על אחידות צבעים בין תהליכים שונים.
לפני מחיקת תווית, בדקו אם היא בשימוש רחב.
השתמשו בשמות ברורים שיעזרו לצוותים להבין וליישם תוויות במהירות.