הספרייה היא המקום המרכזי שבו הארגון שלכם מאחסן, מארגן ומשתף ידע פנימי. התוכן בספרייה בנוי באמצעות קטגוריות ותתי-קטגוריות, וניתן ליצור אותו כמאמרים או כקבצים, בהתאם לסוג המידע שתרצו לשתף.
מבנה הספרייה: קטגוריות ותתי-קטגוריות
הספרייה מאורגנת בצורה היררכית כדי לעזור לצוותים למצוא מידע בקלות ולשלוט בהרשאות הגישה.
קטגוריות
הקטגוריות הן המדורים הראשיים של הספרייה (למשל: מדריך משאבי אנוש, איך אנחנו עובדים, או טיפים וטריקים פיננסיים).
הקטגוריות מופיעות בסרגל הצד השמאלי של הספרייה.
כל קטגוריה יכולה להכיל תתי-קטגוריות, מאמרים וקבצים.
לקטגוריות יש חברים והרשאות, בדומה לקבוצות.
משותפים בקטגוריה והרשאות
לכל קטגוריה יש חברים (משתמשים משותפים) והגדרות הרשאה משלה, המאפשרות לכם לשלוט במי יכול לגשת לתוכן ולנהל אותו.
מתוך הגדרות הקטגוריה, ניתן:
להוסיף או להסיר חברים.
להגדיר מי יכול לצפות, ליצור או לנהל תוכן בתוך הקטגוריה.
להגביל גישה למידע רגיש או למידע המיועד לתפקידים ספציפיים בלבד.
כך תוכלו לשתף ידע עם האנשים הנכונים, תוך שמירה על תוכן אחר כפרטי או מוגבל לצוותים מסוימים.
תתי-קטגוריות
תתי-קטגוריות עוזרות לכם לארגן את התוכן בצורה מפורטת יותר בתוך קטגוריה.
תתי-קטגוריות מופיעות תחת קטגוריית האם שלהן בסרגל הצד.
תתי-קטגוריות יורשות את החברים וההרשאות של קטגוריית האם.
תת-קטגוריה יכולה להכיל מאמרים וקבצים.
יצירת קטגוריות ותתי-קטגוריות
יצירת קטגוריה
כדי ליצור קטגוריה חדשה:
גללו לתחתית סרגל הצד של הספרייה.
לחצו על הוספת קטגוריה (Add category).
הזינו שם לקטגוריה.
הגדירו את ההרשאות ורמות הגישה.
נהלו את חברי הקטגוריה.
יצירת תת-קטגוריה
כדי ליצור תת-קטגוריה:
פתחו את הקטגוריה שבה תרצו להוסיף אותה.
לחצו על הוספת תת-קטגוריה (Add Subcategory).
הזינו שם לתת-קטגוריה.
מחיקת קטגוריה או תת-קטגוריה
ניתן למחוק קטגוריה או תת-קטגוריה דרך ההגדרות שלה. לביצוע המחיקה:
לחצו על הקטגוריה או תת-הקטגוריה שברצונכם למחוק.
פתחו את ההגדרות.
לחצו על מחיקת קטגוריה (Delete category).
שימו לב: מחיקת קטגוריה תמחק לצמיתות את:
כל תתי-הקטגוריות שבתוכה.
כל המאמרים והקבצים הכלולים בה. פעולה זו אינה ניתנת לביטול.
מה ניתן להוסיף לספרייה?
בתוך קטגוריה או תת-קטגוריה, ניתן להוסיף שני סוגי פריטים:
מאמרים
קבצים
שני סוגי הפריטים כפופים למבנה ולהרשאות של הקטגוריה או תת-הקטגוריה שבה הם נוצרו.
הוספת מאמר
מאמרים משמשים לתיעוד כתוב, כגון הנחיות, הסברים או ידע פנימי.
כדי להוסיף מאמר:
ניווטו לקטגוריה או לתת-הקטגוריה שבה תרצו ליצור אותו.
לחצו על הוספת מאמר (Add Article).
כתבו את התוכן שלכם.
לחצו על צור (Create) כדי לפרסם את המאמר.
ניתן לצרף קבצים בתוך מאמר כאשר הם תומכים בתוכן הכתוב.
הוספת קובץ לספרייה
ניתן להעלות קבצים ישירות לספרייה כפריטים עצמאיים. זה שימושי לשיתוף מסמכים שכבר כוללים הסברים, כגון:
מצגות
תיעוד תהליכים
מדריכים (Manuals)
הנחיות פנימיות ניתן להעלות קבצים מכל סוג, מהמחשב שלכם או משירותי ענן.
איך מוסיפים קובץ?
ניווטו לקטגוריה או לתת-הקטגוריה שבה תרצו להעלות את הקובץ.
לחצו על הוספת קובץ (Add File).
3. בחרו מאיפה תרצו להעלות את הקובץ:
העלאה מהמכשיר
Google Drive
OneDrive
Dropbox
4. לאחר בחירת הקובץ, Tuqqi תפתח את תצוגת היצירה עבור פריט מסוג קובץ.
5. ניתן לצרף מספר קבצים בתוך אותו פריט קובץ.
6. לחצו על צור (Create) לסיום.
לאחר היצירה, הקובץ יופיע בספרייה וניתן יהיה לפתוח או להוריד אותו (עבור חברים עם הרשאת גישה לקטגוריה).
טיפים לניהול ידע חכם (Best Practices)
השתמשו בקטגוריות עבור נושאים רחבים כמו צוותים, מחלקות או פונקציות עסקיות.
השתמשו בתתי-קטגוריות עבור נושאים ספציפיים או תהליכים חוזרים.
צרו מאמרים עבור הסברים מובנים.
העלו קבצים ישירות כאשר המסמך עצמו הוא מקור המידע העיקרי.
מבנה זה עוזר לשמור על הידע של הארגון שלכם ברור, נגיש וקל לתחזוקה.