סעיף ה-מדריך מונחים בספריית Tuqqi מסייע לכם ולצוות להישאר מאורגנים על ידי הגדרת שני כלים חיוניים: תוויות וסטטוסים. לכל אחד מהם תפקיד שונה בניהול וארגון העבודה בפלטפורמה.
כאשר פותחים את המדריך, תחילה תראו את כל התוויות הארגוניות, ואחריהן את סטטוסי הקבוצה המשמשים למעקב אחר תהליכי עבודה.
מה הן תוויות?
תוויות ב-Tuqqi מאפשרות לעקוב אחרי משימות בכל שלב - חדש, פעיל, בתהליך או הושלם - ומוסיפות גמישות לניהול העבודה.
תוויות הן תגיות שניתן להתאים אישית ולהצמיד לפוסטים, משימות או לכל פריט ב-Tuqqi. הן מסייעות לארגן מידע לפי קטגוריה, נושא, עדיפות או מחלקה.
דוגמאות נפוצות:
דחוף
שיווק
שימוש פנימי
לקוח א
התוויות מאפשרות לסנן, לחפש ולרכז פריטים קשורים. הן לא משפיעות על התקדמות העבודה - מטרתן היא להקל על הארגון בלבד.
כיוון שהתוויות משותפות לכל הקבוצות, כל צוות בארגון יכול להשתמש באותו סט, מה שיוצר דרך עקבית ואחידה לניהול תוכן.
מה הם סטטוסים?
סטטוסים מציינים את השלב שבו נמצא פריט בתהליך - האם הוא מתחיל, בתהליך, ממתין לבדיקה או הושלם.
כל סטטוס שנוצר משותף לכל הקבוצות, כך שכל הארגון עובד עם אותה מבנה זרימת עבודה. זה מבטיח שהצוותים יהיו מסונכרנים וישתמשו בשפה אחידה בניהול משימות.
סטטוסים גם מקודדים בצבעים כדי להציג את ההתקדמות בקלות:
אדום וכתום מציינים עבודה פעילה או פריטים שדורשים תשומת לב.
ירוק מציין שהמשימה הושלמה.
משימות עם סטטוס אדום או כתום מופיעות ב-מרכז הפעולות (Action Center), כדי שתוכלו להתמקד במה שעדיין צריך להיעשות. משימות ירוקות (הושלמו) מוסתרות כדי להפחית עומס.
תוויות מול סטטוסים
למרות ששניהם עוזרים בארגון, הם פועלים באופן שונה:
תוויות: תגיות גמישות המשמשות לקיבוץ וסינון תוכן. אינן מציינות התקדמות ואינן משפיעות על זרימת העבודה.
סטטוסים: עוקבים אחרי מיקום הפריט בתהליך. מנחים את זרימת העבודה מתחילתה ועד סופה ועוזרים לצוותים להישאר מסונכרנים.
בשילוב, תוויות וסטטוסים יוצרים מערכת חזקה לניהול, מעקב וארגון העבודה בצורה יעילה.